14+1 věcí, na co nezapomenout při startu nového oddílového roku

Aneb checklist dobrého vedoucího a jak ti v tom všem pomůže Levitio.

1. Připomeň si oddílovou vizi a obnov své odhodlání

Proč vedeš oddíl a kam jej chceš směřovat? Určitě to máš ujasněné, ale čas od času je dobré vytáhnout si notes ze šuplíku a začíst se do starých poznámek. V čase frustrace nebo vyčerpání, který do oddílu čas od času dorazí, neklesneš na mysli, protože budeš mít jasno v tom, proč to všechno děláš. A že to dává smysl.

Oprášit by chtěla i oddílová vize a cíle. Mají se stát základem pro přípravu roku a jednotlivých aktivit. Pokud v oddíle vizi nemáte, můžete si ji na první oddílové radě vytvořit.

Inspiraci najdeš v podcastu Oddílová inspirace:

2. Sezvi oddílovou radu a udělejte si hezké setkání

Pozvi vedoucí, rádce a další pomocníky. Udělejte si společný čas, bez spěchu. Káva, buchty, sluníčko, možná přespání nebo výšlap. Sdílejte očekávání, vyjasněte si, kolik kdo letos věnuje oddílu času, a povídejte si o tom, co koho v oddíle baví. Tento čas věnujte spíš budování přátelství než plánování.

Klasickou plánovací radu si nechte na příště. Vyhraďte si čas na sebe. Můžete sdílet zážitky z prázdnin, promítat fotky nebo naplánovat akci jen pro vedoucí.

V Levitiu můžeš svolat radu a přidávat náměty. Zápisy z porady si můžete zaznamenat přímo do Levitia, nebo připojit odkaz, kde zápisy máte. Třeba v dokumentu.

3. Naplánuj akce alespoň na půlrok dopředu

Plán akcí na půlrok nebo celý rok je užitečný pro vedoucí, rodiče i děti. Když jsou termíny známé dopředu, všichni s nimi počítají a výprav se zúčastní víc členů. Rezervujte chaty nebo tábořiště s předstihem. Alespoň rámcově by měla mít každá velká akce svého garanta a hrubou představu, co se bude dít. Budou to hory, turnaj, nebo společná výprava s přátelským oddílem?

V Levitiu můžeš vytvořit kalendář akcí. Nastavit můžeš taky synchronizaci do Google kalendáře, aby měli vedoucí, členové i rodiče aktuální informace.

4. Připrav nábor a přivítání nových členů

Rozhodněte se, zda budete dělat nábor, a případně jej připravte. Pokud máte čekací listinu, domluvte se zájemci pravidla a očekávání. Postarejte se o to, aby se noví členové cítili v oddíle dobře a bezpečně. Ověřte si, že stávající členové budou chodit i dál.

Doporučujeme udělat pracovní skupinu pro nábor. Nemusí jej vymýšlet všichni. V Levitiu si u akce nábor můžete na nástěnce sepsat, jak ho provedete.

5. Připrav nezapomenutelnou zahajovačku

Otevřít oddílový rok něčím nezapomenutelným dá zabrat, ale vyplatí se to. Zahajovačka symbolicky otevírá rok a je dobré místo k zavedení čehokoli nového, co do roku chcete přinést.

V Levitiu můžeš vyplnit informace o akci, vytvořit pozvánku a rodiče mohou děti přihlásit nebo omluvit. A ty hned víš, s kým počítat.

6. Napiš rodičům a udržuj je informované

Dobrý vztah s rodiči je základ. Svěřují oddílu své děti a už proto si zaslouží být dobře informováni. Informuj je pravidelně o novinkách, plánech a potřebách. Dobrá komunikace vede k důvěře a větší angažovanosti rodičů, a to se může při stavěčce hodit.

V Levitiu můžeš rodičům posílat zprávy a sledovat, kdo si je přečetl. Vytvořit si můžeš taky šablony. Dobrou praxí je posílat zprávy z oddílu pravidelně, třeba každý druhý měsíc.

7. Zkontroluj a aktualizuj oddílové informace

Pořádek dělá přátele. A taky větší pohodu, když je potřeba cokoli najít. Zkontroluj seznam členů: kdo z oddílu odešel, kdo přišel, a jestli jsou údaje aktuální. Připomeň ostatním vedoucím, kde data jsou, kdyby je někdo potřeboval.

V Levitiu můžeš ke členům ukládat informace, soubory i odkazy a potom je filtrovat. Zobrazit děti do 15 let, kteří chodí do družiny Veverky a nemají zaplacenou registraci? To už je práce pro chytrou tabulku.

8. Archivuj členy, kteří už nechodí

Udržuj si přehled o členech tím, že oddělíš ty, kteří už oddíl nenavštěvují. Můžeš je nechat jako bývalé členy pro případnou budoucí spolupráci nebo pomoc.

V Levitiu si můžeš členy skrýt a pracovat s nimi jako s bývalými členy. Nebudou ti zavazet v hlavním seznamu, ale stále je budeš moct zobrazit nebo hromadně obepsat. A to se hodí, třeba pro zmíněnou stavěčku. Praktický postup je v checklistu Začíná nový oddílový rok.

9. Aktualizuj web a sociální sítě

Aktualita z roku 2019 nebudí dobrý dojem před rodiči ani před úřady. Často jde velmi špatně dohledat kontakt nebo termíny schůzek. Čím jednodušší web bude, tím méně bude potřeba jej upravovat.

Inspiraci najdeš zase v podcastu Oddílová inspirace:

10. Buď po ruce rádcům a připrav se na první schůzky

Podpoř nové rádce a zaškol je. Ukaž jim, jak vypadá dobře připravená schůzka, na co je dobré myslet a jaké aktivity mohou do programu zahrnout. Zaměř se také na přátelskou atmosféru, kde se rádcové cítí dobře a důvěřují ti. Dobrou příležitostí je vytvořit plán schůzek na první měsíc společně.

Program si naplánuješ v Levitiu. Vložíš vlastní aktivity, nebo hru z Hranostaje, který je na Levitio napojený. Pokud to naučíš rádce, budeš mít přehled o tom, co se na schůzkách děje.

11. Zorganizuj úvodní schůzku s rodiči nováčků

Během schůzky informuj rodiče o tom, co mohou očekávat a co se od nich očekává. Vysvětli, jak bude fungovat komunikace s oddílem: kdy a jak dostanou informace o akcích, schůzkách a platbách. Ukážeš tím, že máš v oddíle přehled, a zamezíš zbytečným nedorozuměním. Příjemné úvodní setkání může nastavit tón spolupráce na další rok. Doporučujeme schůzku bez dětí, aby rodiče mohli soustředěně poslouchat.

Můžeš uspořádat grilování nebo jiné setkání, aby se rodiče s oddílem líp seznámili. Hlasování o termínu nebo místě můžeš udělat taky v Levitiu, na nástěnce.

12. Usnadni registraci díky Levitio Pay

Registrace členů je každoroční práce. Když oddíl používá Levitio Pay, mohou rodiče zaplatit kartou, Google Pay nebo Apple Pay. Ušetříš čas s vybíráním hotovosti.

Přes Levitio můžeš vybrat registrační poplatky. Levitio připomene neplatičům a vystaví potvrzení o platbě. A ty hned uvidíš, kdo už zaplatil. Jak na to, je v nápovědě Levitio Pay a v checklistu na začátek roku.

13. Nabídni členům plnění odznaků a stezek

Mnoho organizací má propracované výchovné nástroje, jako jsou stezky a odborky. Může to být silný způsob, jak pracovat na individuálním rozvoji dětí, ale v oddílech na to často zapomínáme. Ujisti se, že děti vědí, na koho se obrátit a jak na to. Skvělé je tyto možnosti vyvěsit na viditelné místo v klubovně a čas od času zařadit program, který k plnění ponoukne.

V Levitiu si můžeš u členů zaznamenávat odznaky: odborky, stezky, kvalifikace nebo vlastní ocenění oddílu. Současná nápověda popisuje přednastavené sady, včetně březových lístků, a možnost přidat si vlastní.

14. Rozdělte si úkoly a nastavte připomínky

V oddíle nejsi sám nebo sama. Pokud má oddíl dlouhodobě dobře fungovat, je třeba rozložit povinnosti mezi členy vedení a mít v tom pořádek, aby každý věděl, co a jak. Rozdejte si úkoly, zaznamenejte zodpovědnosti a hlídejte jejich plnění.

Levitio má úkolovník, kde můžete přiřadit úkoly, nastavit termíny a připomínky.

15. Bonus: pořiďte si do oddílu Levitio

Pokud Levitio ještě nepoužíváte, zvažte to. Pro organizace je zdarma a pomůže ušetřit čas a nervy. Informace můžete mít na jednom místě, aktuální a dostupné vedoucím. Některé věci se připomenou samy a rodiče budou líp informovaní.

Ať to v novém oddílovém roce dobře šlape a oddíl ti dělá radost.

S oddílovou radou se můžete stavit na online představení Levitia, pokud zrovna nějaké běží. Termíny zveřejňujeme v událostech na Facebooku.

O oddílové činnosti si povídáme taky v podcastu. Jednohubky pro činnost, rozpravy se zajímavými hosty (nebo i bez nich) s Májou a Opičákem: